SAR Bingo

Rekomendowane
praktyki przetargowe

3 typy potrzeb Marketera wobec procesu przetargowego i pozyskiwania informacji o rynku: RFI (zapytanie o informację), RFQ (zapytanie o cenę), RFP (zapytanie o propozycję). RFI – analizuję rynek dostawców, bo szukam partnera o określonych kompetencjach, RFQ – ile kosztuje to, co wiem, że chcę zrobić, RFP – znam swoje cele, wiem, co chcę osiągnąć i gdzie dojść, ale jeszcze nie wiem jak. Agencje powinny być rzetelne i transparentne w prezentowaniu swoich zasobów i kompetencji.

Co na ten temat mówią eksperci:

Marcin WocialIndirect Procurement Manager P4 & Partner PSML
Play & PSML

Zaproszenie przez Marketera nie więcej niż 5 Agencji do RFP (zapytanie o propozycję) i nie więcej niż 3 Agencji do RFQ (zapytanie o cenę). W RFP – nierealistyczne jest oczekiwanie, że można rzetelnie ocenić 100 slajdów prezentacji od 5 Agencji. W RFQ oferty cenowe od min. 3 Agencji gwarantują wystarczającą konkurencyjność. Agencje powinny dotrzymywać zobowiązania, jeśli deklarują przystąpienie do przetargu pod warunkiem, że znają jego zasady. Zaproszenie powinno być poprzedzone analizą rynku np. poprzez RFI (zapytanie o informację) - specjalizacja i kompetencje Agencji do zadania, doświadczenie, nagrody, referencje.

Co na ten temat mówią eksperci:

Dorota HallerClient Solutions Director Ringier Axel Springer
Vice President IAA Poland

Magdalena HeinrichProcurement Manager PL/CE/Baltics AstraZeneca Pharma Poland

Precyzyjnie określone cele marketingowe i komunikacyjne, dobrze zidentyfikowane wyzwania, grupa docelowa, zadanie i zakres oczekiwanych rozwiązań. Brief jest zapisem pomysłu i założeń Marketera – strategii marketingowej lub zidentyfikowanego wyzwania – przetarg nie jest narzędziem do robienia strategii marketingowej lub diagnozy sytuacji marki.

Co na ten temat mówią eksperci:

Paweł PatkowskiDyrektor Marki i Komunikacji Marketingowej Orange

Maciej TwardowskiExecutive Creative Director Ogilvy
Przewodniczący zarządu KTR

Dobór zakresu, środków bezpośrednio zależy od budżetu, dlatego warto go podawać w przetargu. Szczególnie dotyczy to RFP (zapytania o propozycję). Agencje nie powinny prezentować pomysłów i rozwiązań niewykonalnych w budżecie (wtedy Marketer traci czas a Agencje generują koszty kolejnych weryfikacji cen i pomysłów w przetargu). Agencja dzieli się pomysłami „on top” budżetu, jeśli taka była prośba Marketera. Jawny budżet (określony choćby przedziałami) nie eliminuje konkurencyjności – sposób i zakres wykorzystania podanego budżetu porównuje i ocenia Marketer.

Co na ten temat mówią eksperci:

Olga Kustra-KowalczykCountry Integrated Media Manager IKEA

Marcin DworuchaManaging Director, Producer, Partner f25

To etapy, w których Agencje prezentują swoje myślenie i strategiczne podejście do zadania; partnerskie traktowanie, poważne, a nie briefowanie wszystkich ‘hurtem’. Tylko indywidualne sesje umożliwiają̨ zadanie merytorycznych (nie generycznych) pytań. Dobre pytania od Agencji ujawniają̨ jej sposób myślenia i weryfikują możliwe rozwiązania dla marki. Ale nie można ich zadać w obecności swojej konkurencji w przetargu. Dodatkowo indywidualne spotkania mogą spełniać rolę ‚chemistry meeting’, czyli sprawdzenia czy Marketer i Agencja mogą być dla siebie dobrymi partnerami (zrozumienie, responsywność, styl pracy, myślenia i komunikacji).

Co na ten temat mówią eksperci:

Marcin GaworskiCEO & Co-founder 180heartbeats + Jung von Matt

Orientacyjnie 3-4 tygodnie od debriefingu w zależności od typu i zakresu zadania – żadna Agencja nie czeka na "stand-by" na brief przetargowy i potrzebuje zaplanować swoje zasoby, by mieć czas na opracowanie i dopracowanie dobrej oferty czy propozycji. Agencja powinna transparentnie komunikować swoją dostępność lub jej brak oraz wymagania dotyczące niezbędnego czasu na sensowną pracę nad zadaniem przetargowym. W sytuacji ograniczonego czasu Marketera na znalezienie partnera czy rozwiązania (np. sytuacja kryzysowa lub konieczność natychmiastowej reakcji na działania konkurentów), Marketer uzgadnia z Partnerem zakres oferty, która jest możliwa do wykonania w skróconym czasie.

Co na ten temat mówią eksperci:

Lena StryjewskaManaging Director 2012 Agency

Harmonogram to nie tylko data prezentacji, ale także data rozstrzygnięcia przetargu, Agencjom pozwala zaplanować pracę, zasoby, dostępność w procesie i odpowiedzialnie prowadzić biznes. Każda ze stron relacji biznesowej ma prawo i obowiązek zachować tajemnicę danych uznawanych przez siebie za wrażliwe i chronić swoje prawa autorskie.

Co na ten temat mówią eksperci:

Dawid KaźmierczakFounder & Chief Content Officer Polot

Ewa GóralskaManaging Director MediaHub

Pozwalają opracować ofertę lepiej dopasowaną do rzeczywistych celów Marketera. Zgadywanie celów w niejasnych kryteriach w niczym nie poprawia efektywności pracy Agencji. Klarowny i jakościowy feedback na zakończenie procesu. Rzetelna i dostatecznie pogłębiona ocena propozycji Agencji. To także rekompensata dla inwestycji Agencji i ochrona interesu biznesu Marketera poprzez staranne, rzetelne, uczciwe i obiektywne przetargi.

Co na ten temat mówią eksperci:

Małgorzata LeniarskaManaging Partner Dragon Rouge

Pozycyjnie lub problemowo, ale z szacunkiem i nieabuzywnie. Tylko partnerzy a nie ‘uciśnieni dostawcy’ przynoszą wartość do biznesu. Agencja transparentna, proponująca adekwatny zespół i jego zaangażowanie – bez wystawiania zespołu jedynie ‘do wygrania przetargu’.

Co na ten temat mówią eksperci:

Adrian KaweckiCEO MindShare Poland

Dominik GórkaCEO, Dyrektor Kreatywny Live Age

Wynagrodzenie za pracę, zwłaszcza koncepcyjną - to sygnał, że przetarg jest ważny dla obu stron i że obu stronom zależy, by był efektywny i nie generował niepotrzebnych kosztów. Praca to czas ludzi i know-how, czyli pieniądze. Wynagrodzenie chroni przed niefrasobliwym podejściem Marketera do zakresu prac zlecanych w przetargu, a Agencję chroni przed ‘wish’ listą zadań, które generują jej koszty. Rejection fee za udział w przetargu to jednak nie substytut oferty. Symboliczna opłata za udział w przetargu nie oznacza zapłaty i nabycia strategii, kreacji, ekspertyzy czy praw autorskich.

Co na ten temat mówią eksperci:

Dariusz MaciołekDyrektor Zarządzający Pionu Komunikacji, Marketingu i Zaangażowania Społecznego BNP Paribas

Dlaczego nie warto grać w Przetargowe Bingo?

Klikaj w pola przetargowego bingo i zobacz jakie praktyki warto stosować.

Liczba agencji zaangażowanych w przetarg: 12

Przetarg obciąża (czasowo i finansowo) obie strony, zaproś maks. 5 agencji na bazie analizy ich doświadczenia, nagród, referencji. Znajdziesz je na podstronie “Agencje”.

Im więcej zadań tym lepiej!

Dużo zadań przetargowych to mniej dopracowane propozycje i ogromne koszty branży. Określ dobrze cele przetargu i wybierz odpowiednią procedurę (RFI, RFP lub RFQ) - znajdziesz je w Białej Księdze.

Klienta wygrają dyrektorzy, a przejmą juniorzy

Agencja powinna przedstawiać swój adekwatny, dostępny zespół, dedykowany dla marki w sytuacji nawiązania współpracy.

Kiedy rozstrzygniemy? Nie wiadomo...

Harmonogram prac powinien być od początku znany, zaakceptowany i przestrzegany przez obie strony.

Strategia? Dopisze się do pomysłów na końcu

Trzymaj się briefu i zaczynaj od strategii - prezentowanie pomysłów niezgodnych z briefem, typu ‘a może trafimy’, to strata czasu Marketera. A dla reputacji Agencji? Nie rokuje...

Plan marketingowy? To po stronie agencji

Przygotuj przemyślany i precyzyjny brief - przetarg to nie narzędzie do opracowania strategii marketingowej czy diagnozy sytuacji marki. Wzorce briefów znajdziesz w Białej Księdze.

Kupię pomysł - zrealizuję taniej

OK, ale za zgodą sprzedającego i nie w cenie symbolicznej opłaty za udział w przetargu. NDA i ochrona praw autorskich dotyczy obu stron. Wzory umów o poufności znajdziesz w Białej Księdze.

Trzecia runda przetargu - na pewno nie ostatnia

Harmonogram prac powinien być od początku znany, zaakceptowany i przestrzegany przez obie strony. Pozwala zaplanować pracę, zasoby, koszty przetargu, dostępność w procesie, czyli odpowiedzialnie prowadzić biznes.

Target: kobiety i mężczyźni 15-65 lat

Przygotuj przemyślany i precyzyjny brief - przetarg to nie narzędzie do opracowania strategii marketingowej czy diagnozy sytuacji marki. Wzorce briefów znajdziesz w Białej Księdze.

2 tygodnie na strategię i kreację z aktywacjami? Wystarczą!

Czas i zakres oczekiwanej oferty powinny być ze sobą powiązane - adekwatnie i realistycznie.

Budżet klienta? Przekroczymy go trzykrotnie!

Trzymaj się briefu przetargowego - prezentowanie pomysłów nierealistycznych budżetowo to strata czasu dla Marketera. Nie sztuką jest wydać dużo, tylko wydać efektywnie do celów.

Lista startujących agencji - Tajna!

Negocjacje prowadź od początku w duchu partnerstwa, podając niezbędne informacje startującym agencjom. Znajomość konkurencji (jakie firmy, ile) przy podejmowaniu decyzji o udziale w przetargu to standard odpowiedzialnego biznesu, bo prace w przetargu zawsze generują koszty.

Im więcej prac do zrobienia w przetargu za darmo - tym lepiej!

Praca to czas ludzi i know-how, czyli pieniądze. Wynagrodzenie chroni przed niefrasobliwym podejściem Marketera do zakresu prac zlecanych w przetargu, a Agencję chroni przed ‘wish’ listą zadań, które generują jej koszty.

3 przetargi na raz, Kto, jak nie my?!

Agencja powinna transparentnie komunikować swoją dostępność i wymagania dotyczące czasu niezbędnego na sensowną pracę nad dobrą ofertą.

Pokażmy im ten pomysł, którego tamci nie kupili!

Trzymaj się briefu i zaczynaj od strategii - prezentowanie pomysłów niezgodnych z briefem, typu ‘a może trafimy’, to strata czasu Marketera. A dla reputacji Agencji? Nie rokuje...

Nie mamy kim robić tego przetargu - startujemy!

Agencja powinna transparentnie komunikować swoją dostępność i wymagania dotyczące czasu niezbędnego na sensowną pracę nad dobrą ofertą.

Wysokość budżetu - tajna!

Jawny budżet to realistyczne propozycje rozwiązań. Jawny budżet nie ogranicza konkurencyjności ofert – pomysł i zakres jego wykorzystania są nadal przedmiotem oceny Marketera.

Na 36. slajdzie założeń strategicznych pokażemy...

Przetarg to nie okazja do pozyskania kosztownych i obszernych analiz. Chyba, że część tego jest zadaniem przetargowym. A nawet najobszerniejsza, dopisana do pomysłów, strategia, nie obroni kiepskiej idei.

Agencje do przetargu zaprosimy na chybił-trafił!

Przetarg obciąża (czasowo i finansowo) obie strony, zaproś maks. 5 agencji na bazie analizy ich doświadczenia, nagród, referencji. Znajdziesz je na podstronie “Agencje”.

Harmonogram przetargu? A na co to komu?!

Cel przetargu: niech dotychczasowa agencja pracuje jeszcze ciężej

Przetarg, ponieważ generuje koszty u oferentów, to nie jest narzędzie do negocjacji kontraktu. A jeśli zależy Ci głównie na dobrej cenie - wybierz przetarg w modelu RFQ - jej opis znajdziesz w Białej Księdze.

Brief briefem, zobaczymy co mamy w szufladzie!

Trzymaj się briefu i zaczynaj od strategii - prezentowanie pomysłów niezgodnych z briefem, typu ‘a może trafimy’, to strata czasu Marketera. A dla reputacji Agencji? Nie rokuje...

Kryterium oceny: widzimisię i test korytarzowy

Przed przetargiem ustal kryteria i wagi oceny - powinny być jawne od początku procesu. Pozwalają opracować ofertę lepiej dopasowaną do Twoich potrzeb. Zgadywanie celów w niejasnych kryteriach, w niczym nie poprawia efektywności Agencji. Przykładowe kryteria i arkusze ocen znajdziesz w Białej Księdze.

Klient chce aktywację. Zaczniemy od spotu

Trzymaj się briefu przetargowego - prezentowanie pomysłów nierealistycznych budżetowo to strata czasu dla Marketera. A dla reputacji Agencji? Nie rokuje...